LGPD no WhatsApp do escritório: 7 cuidados no atendimento a clientes

O WhatsApp virou o principal canal entre clientes e escritórios de advocacia. Por ele passam nomes, documentos, informações de saúde, dados financeiros e detalhes de conflitos familiares. Por isso, o uso do canal precisa considerar a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e o dever de sigilo profissional do advogado.

Este conteúdo é informativo e não substitui a análise jurídica do caso concreto. Use os pontos abaixo como ponto de partida para revisar a rotina do escritório.

1. Use um número institucional

Quando cada advogado atende pelo próprio celular, o escritório perde o controle sobre onde estão os dados dos clientes. Um número institucional, acessado por uma plataforma com login individual, mantém o histórico sob a gestão do escritório.

2. Controle quem acessa cada conversa

Nem todo mundo precisa ver tudo. Defina permissões por setor para que cada pessoa veja apenas as conversas necessárias para o seu trabalho. A LGPD pede medidas de segurança aptas a proteger os dados pessoais (art. 46), e controle de acesso é uma das mais básicas.

3. Peça apenas o necessário

O princípio da necessidade orienta a coletar somente os dados indispensáveis para a finalidade. Na triagem, nome e assunto costumam bastar. Documentos e informações sensíveis podem ser pedidos depois, quando o caso for de fato assumido.

4. Cuidado com dados sensíveis

Informações de saúde, por exemplo, são comuns em casos previdenciários e trabalhistas e recebem proteção reforçada na LGPD. Evite reenviar esses documentos por canais pessoais e prefira mantê-los no ambiente controlado do escritório.

5. Tenha uma política de privacidade clara

O cliente tem direito de saber como os dados dele são tratados. Publique uma política de privacidade no site e deixe o link acessível nos canais de atendimento.

6. Defina por quanto tempo guardar

Estabeleça critérios de retenção para as conversas e os documentos, considerando as obrigações legais e profissionais do escritório. Guardar tudo para sempre aumenta o risco sem trazer benefício.

7. Prepare a equipe

Tecnologia ajuda, mas boa parte dos incidentes começa com um erro humano: um print enviado no grupo errado ou um documento encaminhado para o contato errado. Treine a equipe e crie regras simples para o uso do canal.

Organizar o WhatsApp do escritório não é só uma questão de produtividade. É também uma forma de proteger o cliente e a reputação do escritório.